E-faktura och Peppol för hantverkare

E-faktura och Peppol för hantverkare är inte längre något bara stora bolag behöver bry sig om – allt fler kommuner, regioner och företagskunder kräver att du skickar en riktig elektronisk faktura. I den här guiden går vi igenom vad e-faktura och Peppol faktiskt är, när det krävs, och hur du som elektriker, VVS-montör, snickare eller annan fältarbetare kommer igång utan krångel.

Vad är en e-faktura – och varför räcker inte en PDF?

Många blandar ihop begreppen, men det är en viktig skillnad. En PDF som du mejlar är bara en bild av en faktura – mottagaren måste fortfarande knappa in uppgifterna manuellt. En riktig e-faktura är ett strukturerat datafilformat (oftast standarden Peppol BIS Billing 3.0) som mottagarens ekonomisystem kan läsa och bokföra automatiskt.

Fördelarna för dig som hantverkare är konkreta:

• Snabbare betalning eftersom fakturan inte fastnar i en manuell inkorg.
• Färre fel och färre tillbakaskickade fakturor på grund av felaktiga referenser.
• Du kan fakturera offentliga uppdragsgivare som kräver e-faktura enligt lag.

Vad är Peppol och behöver hantverkare det?

Peppol är ett internationellt nätverk för att skicka elektroniska fakturor och affärsdokument säkert mellan företag och myndigheter. Tänk på det som ett "mobilnät" för fakturor: i stället för ett telefonnummer har varje deltagare ett Peppol-ID (ofta baserat på organisationsnummer), och accesspunkter ser till att fakturan når rätt mottagare oavsett vilket ekonomisystem de använder.

Du behöver i praktiken vara ansluten till Peppol om du fakturerar:

• Kommuner, regioner och statliga myndigheter (offentlig sektor kräver e-faktura).
• Större företagskunder och fastighetsbolag som infört e-fakturakrav mot underleverantörer.

Du ansluter dig inte direkt till Peppol själv – du gör det via en accesspunkt, vilket oftast är din fakturatjänst, ditt bokföringsprogram eller en operatör. För de flesta småföretagare innebär det att man registrerar sitt organisationsnummer en gång, sen sköts resten i bakgrunden.

Måste alla hantverkare skicka e-faktura?

Sedan april 2019 är det lag i Sverige att alla leverantörer till offentlig sektor ska skicka e-faktura – en inskannad eller PDF-faktura räcker alltså inte om du fakturerar en kommun eller myndighet. Fakturerar du enbart privatpersoner och mindre företag finns ännu inget generellt lagkrav, men trenden är tydlig: allt fler privata beställare börjar kräva e-faktura, och EU arbetar för bredare e-fakturering framåt.

Vårt råd: bygg in e-faktura i ditt arbetssätt nu, så slipper du panik den dagen en stor kund ställer kravet. Kolla alltid det aktuella läget på DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) som ansvarar för e-fakturafrågan i Sverige.

Så fungerar e-faktura med ROT och e-signatur i praktiken

För hantverkare är fakturan sällan bara en summa – den ska ofta hantera ROT-avdrag, materialrader, arbetade timmar och ibland grön teknik. ROT innebär normalt avdrag på en del av arbetskostnaden med ett tak per person och år, och både procentsats och takbelopp justeras ibland politiskt. Räkna alltid på arbetskostnaden separat och kontrollera aktuella nivåer hos Skatteverket innan du anger avdraget på fakturan.

Det här är där ett samlat fältsystem gör störst skillnad. I stället för att jonglera offertmall, tidrapport och separat fakturaprogram flödar allt i en kedja:

• Offert med automatiskt uträknat ROT-avdrag och e-signatur direkt från kunden.
• Tid och material registreras i fält-appen ute på jobbet – även offline.
• Underlaget blir en faktura med ett klick, som kan skickas som e-faktura via Peppol och synkas mot din bokföring.

Kom igång enkelt – allt-i-ett i stället för fem system

Det som stoppar många hantverkare är inte tekniken i sig, utan att den ligger utspridd i bokningssystem, kalkylark, tidrapporter och ett separat fakturaprogram. Med FieldApp får du bokning, offerter med ROT och e-signatur, schemaläggning, en offline fält-app med checklistor och egenkontroll, stämpelklocka, fakturering med Stripe- och Fortnox-synk samt en kundportal – i ett och samma system byggt för svenska fältföretag.

Du slipper dubbelarbetet och får e-faktura, betalning och bokföring att hänga ihop automatiskt. Vill du testa hur enkelt det kan vara? Prova FieldApp gratis i 14 dagar och se hela flödet från bokning till betald e-faktura med egna ögon.