Kassaflöde och likviditet för hantverksföretag

Du kan ha fullbokad kalender, nöjda kunder och en orderstock som räcker halvåret ut – och ändå svettas över lönerna den 25:e. Anledningen är nästan alltid densamma: pengarna kommer in senare än de går ut. För ett hantverksföretag som lägger ut för material, drivmedel och löner innan kunden ens fått fakturan är likviditet inte en bokföringsdetalj, det är skillnaden mellan att kunna tacka ja till nästa jobb eller inte.

Den goda nyheten: kassaflöde är till stor del en fråga om rutiner, inte om hur mycket du fakturerar. Här går vi igenom de konkreta hävstänger en svensk hantverkare faktiskt kan dra i.

Skillnaden mellan lönsamhet och likviditet

Ett företag kan vara lönsamt på pappret och ändå gå omkull. Lönsamhet handlar om huruvida ett jobb går med vinst när allt är betalt. Likviditet handlar om huruvida du har pengar på kontot just nu. Ett stort, lönsamt projekt med 30 dagars betalningsvillkor kan tömma kassan i veckor innan slutbetalningen landar.

Räkna på din kontantcykel: dagen du betalar materialet minus dagen kunden betalar dig. Är glappet 45–60 dagar finansierar du i praktiken kundens projekt med egna pengar. Målet är att krympa det glappet.

Sätt betalningsvillkor som faktiskt skyddar dig

Standard i Sverige är ofta 30 dagar, men inget hindrar dig från att avtala om kortare tid med privatkunder – 10 eller 14 dagar är fullt rimligt. Mellan företag finns dessutom ett lagstaddat skyddsnät: enligt räntelagen ska en faktura betalas inom 30 dagar om inget annat avtalats, och EU arbetar med skärpta regler om maximal betalningstid i B2B-affärer. Verifiera de senaste reglerna med en redovisningskonsult, eftersom regelverket är under förändring.

Konkreta grepp som flyttar pengar närmare i tid:

• Delfakturera. Vid större jobb: ta ett förskott eller a-conto vid start, en delbetalning vid halvtid och slutfaktura vid avslut. Då finansierar kunden projektet, inte du.
• Fakturera samma dag jobbet är klart. Varje dag du dröjer med fakturan är en dag extra innan betalningen kommer in. Den enskilt vanligaste likviditetsläckan är fakturor som ligger kvar i "att göra"-högen.
• Kortare villkor till privatkunder. Du behöver inte ge 30 dagar bara för att alla andra gör det.

Dröjsmålsränta och avgifter – ta betalt för förseningen

När en kund betalar för sent har du rätt till ersättning, och du behöver inte vara blyg med att ta ut den. Enligt räntelagen får du ta ut dröjsmålsränta motsvarande Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Referensräntan för första halvåret 2026 är 2,00 procent, vilket ger en dröjsmålsränta på 10,00 procent per år. Referensräntan ändras varje halvår, så kontrollera aktuell nivå hos Riksbanken innan du sätter den på fakturan.

Utöver räntan finns fasta avgifter:

• Förseningsersättning 450 kr – gäller mellan företag (B2B) och mot offentlig sektor. Den får tas ut direkt på förfallodagen utan påminnelse. Observera att de 450 kronorna är ett tak: tar du ut dem kan du inte lägga på påminnelse- och inkassoavgifter ovanpå.
• Påminnelseavgift 60 kr per påminnelse – förutsatt att det framgår av avtalet eller fakturan.
• Inkassokrav max 180 kr och betalningsplan 170 kr enligt lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739).

Skriv ut dröjsmålsräntan och eventuella avgifter direkt på fakturan. Det signalerar att du har koll – och de flesta sena betalare prioriterar den leverantör som faktiskt tar ut ränta.

Bygg en rutin för påminnelser och inkasso

De flesta kunder betalar när de blir påminda. Ha en fast trappa: en vänlig påminnelse några dagar efter förfallodagen, ett formellt inkassokrav om det inte hjälper, och därefter ett betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ett betalningsföreläggande kostar i dag 300 kr i ansökningsavgift plus 340 kr i ombudsarvode som du normalt kan lägga på gäldenären – men det viktigaste är ofta att blotta hotet om Kronofogden får tröga betalare att agera. Kontrollera aktuella avgifter hos Kronofogden eftersom de justeras.

Nyckeln är konsekvens. Ett system som automatiskt skickar påminnelser tar bort den obekväma personliga komponenten – det är inte du som tjatar, det är rutinen som rullar.

Få ut momsen och ROT-pengarna snabbare

Två stora poster påverkar hantverkarens kassa särskilt mycket. Momsen ska du redovisa och betala enligt din momsperiod – väljer du månadsredovisning binder du mindre kapital än vid kvartal, men det beror på din omsättning. Stäm av med Skatteverket vilken period som passar.

ROT-avdraget är en klassisk likviditetsfälla: du drar av kundens del på fakturan och får vänta på utbetalningen från Skatteverket. Begär ROT-utbetalningen direkt när jobbet är fakturerat – varje veckas fördröjning är pengar du själv ligger ute med. Notera att subventionsgraden för ROT från 1 januari 2026 är planerad att återgå till 30 procent av arbetskostnaden efter en tillfällig höjning; verifiera aktuella nivåer och regler med Skatteverket, eftersom dessa siffror ändras politiskt.

Låt systemet göra jobbet

Det mesta ovan faller på en sak: att det blir gjort, varje gång, även en stressig fredag. Det är precis där ett samlat system gör skillnad. I FieldApp skapas fakturan direkt från jobbet med material och tid redan ifyllt, ROT-avdraget räknas ut automatiskt, och allt synkar till Fortnox för bokföringen. Påminnelser och status följer fakturan utan att du behöver hålla reda på vem som inte betalat. Mindre administration, snabbare betalt – och en kassa som faktiskt speglar hur bra du jobbar.

Vill du strama åt kassaflödet utan mer pappersarbete? Testa FieldApp gratis i 14 dagar och se hur mycket snabbare pengarna kommer in när faktureringen sker av sig själv.